Documentos comerciales de una empresa.
Habitualmente manipulamos o administramos documentos comerciales. Los documentos comerciales son todos aquellos comprobantes emitidos en forma escrita, y que se realizan para la actividad mercantil. Estos documentos sirven para la actividad contable, y están sujetos a las normas de fiscalización del país.
Todas las operaciones que realiza la empresa deben ser plasmadas en estos documentos comerciales. Transacciones como compra, venta, pagos, cobros y otras como fabricación o inversiones, por ejemplo.
Son operaciones comerciales, que deben constar en la contabilidad de la empresa. Mientras que, se precisa la relación jurídica y fiscal de las partes que intervienen, y en consecuencia, dejar en claro sus derechos y obligaciones.
¿Cuál es la función de los documentos comerciales?
Como resultado de esto, los documentos comerciales sirven para:
1. Constituir la base para el registro contable de dichos documentos
2. Constatar las operaciones para su fiscalización y control fiscal
3. Estar al amparo de las disposiciones legales
4. Servir como prueba ante reclamos de terceros
Comprobantes comerciales más usuales
Según las distintas disposiciones legales que rigen el actual régimen de facturación, los más usuales son:
· Facturas
Son documentos que respaldan la realización de una operación de compraventa. Además, cumplen con las reglamentaciones fiscales, para tener respaldo ante la ley. Las facturas pueden ser A, B o C, según quien las recibe y quien las emite.
Existen también tres tipos de facturas, las ordinarias, las rectificativas y las recapitulativas.
1. Las facturas ordinarias dejan constancia de las operaciones comerciales de compraventa comunes. Deben tener todos los datos de la operación.
2. Las facturas rectificativas se emiten para salvar o subsanar algún error, o para agregar algún dato omitido. Se utiliza también, cuando exista alguna devolución de la mercadería vendida.
3. Las facturas recapitulativas tienen la capacidad de incluir varias facturas emitidas para un solo destinatario. Como resultado, agiliza el proceso contable, pero se deben anular las facturas individuales incluidas.
· Notas de débito
Son comprobantes que se envían a los clientes para notificarlos de haber debitado en su cuenta un determinado valor. En el mismo comprobante se le informa en concepto por el cual se le ha efectuado dicho débito.
· Notas de crédito
En este caso el comprobante es para informar a un cliente, la acreditación de una suma en su cuenta. Con el detalle del concepto por el cual se le efectuó.
· Recibos
Los recibos son comprobantes que certifican que se ha pagado un producto o servicio. Generalmente, se emiten por duplicado.
· Cheques
Son órdenes de pago, que se libran para saldar una deuda, con la participación de un Banco.
· Pagarés
Son documentos que sirven para documentar una deuda, y garantizar así, su futuro pago.
· Orden de compra
Es la solicitud que se le realiza a un proveedor de determinados artículos según el precio convenido. Además, se especifica también en qué términos se hará el pago y el plazo de entrega.
· Boleta de depósito bancario
Es un comprobante que emite el banco para certificar el recibo de valores en depósito. Según la cuenta del titular, puede ser Cuenta Corriente, Caja de Ahorros o Plazo Fijo.
· Remito
Es emitido por el vendedor para registrar la entrega de mercaderías. El destinatario da fe de la entrega mediante su firma y sello. Razón por la cual el vendedor puede reclamar el pago en la forma convenida.
Sistemas de Gestión para manejar nuestros documentos.
Toda la gestión y emisión de estos documentos se realiza hoy en día a través de Sistemas ERP, o sistemas de gestión. Sin necesidad de que sea una gran empresa, las compañías necesitan organizar y tener archivados de modo digital estos documentos, así como la posibilidad de trabajarlos desde cualquier puesto o dispositivo habilitado.
